マイナンバー運用に対応する高いセキュリティ環境と業務の効率化を実現

井澤様近年、健康保険組合を取り巻く共通のキーワードとして挙げられる、2015年から開始された「データヘルス計画」や、2016年に導入された「マイナンバー」への対応は大きな課題となっています。例えば、マイナンバー対応において、当組合で従来使用していたサーバー型の基幹システムで運用しようとすると、業務端末からUSBメモリーなどにデータをダウンロードし、国が指定する専用の中間サーバーに「副本」と呼ばれるデータをアップロードするという作業をしなければなりません。これではセキュリティ面で大きな不安があり、人手に頼る対応は作業漏れなどのリスクもあります。

また、日常業務においては、基幹システムで対応できないデータのマッチングなどを特定の担当者が手運用で行っており、システムや健康保険業務に精通した人でなければ活用できないという課題もありました。

そこで、基幹システムを見直す検討をしているときに、大和証券グループ健康保険組合を訪問させていただく機会がありました。同組合が、高いセキュリティ環境の中で保健事業を積極的に展開されている様子を見て、これこそ、われわれが目指す理想的な運用方法ではないかと感じました。そして、その基盤となっているシステムを提供している大和総研に相談させていただいたのです。導入に当たっては数社のシステムを比較検討しましたが、基幹システムのデータセンターから指定の中間サーバーに自動連携で情報を伝送できるという大和総研の優れた仕組みが決め手となり、導入を決めました。

荒木ご相談を受けて当時のシステム環境についてお聞きしたところ、井澤常務がおっしゃるように、セキュリティ面は大きな課題でしたね。また、担当の方がAccessを独自に組んでデータを照合しているなど、業務が属人化しているというところも悩んでいらっしゃるとうかがいました。どなたでも同じように対応いただけるよう、業務の平準化をシステム刷新によって実現したいという思いがありました。

井澤様導入に当たっては、データの移行もスムーズで、安心してお任せすることができました。また、操作についてもカスタマーサポートの方が遠隔操作で丁寧にレクチャーしてくれるので、業務に慣れていない人でもすぐに操作できることに驚きました。

荒木移行に関しては、条件などをQ & A形式で細かくおうかがいして、食い違いがないような形で進めるよう工夫しました。導入当初は、慣れない点も多かったかと思いますが、みなさんが新しい操作方法や業務運用を覚えようと前向きに取り組んでくださったことが、スムーズな移行の実現につながったのではないでしょうか。

現場で実務を担当されている武下さんは、導入後の業務の変化をどのように感じていらっしゃいますか。

武下様やはり、手運用が解消されたことでの業務負荷軽減は大きいです。以前は被保険者の所属データの管理ができなかったので、医療費通知の発送などでも、Accessでデータを照合して仕分け作業をしていましたが、その必要がなくなりました。また、事業所側での人事異動に伴う住所変更が頻繁に発生するのですが、Excelの帳票に入力してもらったデータをアップロードできるようになり、管理がかなり楽になったと感じています。健康保険は、期日をさかのぼって認定を行うなど、管理が煩雑なのですが、入力プルーフで操作履歴を振り返ってチェックできるようになったので、効率化だけでなく業務精度も向上しました。

また、困ったときにはサポートセンターが本当に頼りになりますね。迅速に対応してくださり、的確なアドバイスをいただけるので心強い存在です。

石井様組合には被保険者の方々から毎日さまざまな問い合わせが寄せられるのですが、どんな問い合わせに対してどう対応したか、個人台帳にメモ履歴を残せるようになったことも大きな改善点です。受けた人が誰でも以前の対応状況を踏まえたスピーディーな対応ができる体制になりました。 また、毎週送られてくるレポートも役立っています。操作方法やフォーマットの変更はもちろん、厚生労働省からの通達などもいち早く丁寧に知らせてくださるので、毎週月曜日に実施している定例ミーティングの場で、レポートの内容を共有するようにしています。

池本レポートをお役立ていただき、ありがとうございます。特に国からの通達などは、一見難しくわかりにくい内容も多いので、現場の方々にわかりやすく、またシステムにどのように影響するのかなど、スムーズに業務に反映していただける情報提供を心掛けています。

井澤様今後の動きとしては、2019年度から健康保険被保険者証に個人ごとで割り当てた番号を管理する改正が予定されています。今の基幹システムでは、単身赴任などで家族の住所が異なる場合、それぞれに管理できる仕組みが既に構築されているため、改正後の運用にもスムーズに対応できるという安心感があります。
マニュアルの利便性がより高くなれば、なお安心ですね。

池本ご意見、ありがとうございます。ユーザー様向けポータルサイトの活用などにより、当社システムをよりスムーズにお使いいただける工夫を継続していきたいと思います。

荒木ダスキン健康保険組合様から教えていただく、業界の動きや課題などのお話も大変参考になっております。今後も情報交換をさせていただきながら、よりよい健康保険組合の事業実現のお役に立ちたいと思いますので、どうぞよろしくお願いします。